Comment faire une facture électronique : créer, transmettre et suivre une facture conforme

Depuis le 1er septembre 2026, toutes ces entreprises reçoivent leurs factures par ce circuit ; l'émission s'impose aux grandes entreprises, aux ETI et aux membres d'un assujetti unique, puis aux PME et microentreprises à partir du 1er septembre 2027.

Une facture envoyée en PDF par e-mail ne remplit donc pas l'obligation. La facture électronique voyage sous forme de données, d'une plateforme à une autre, et l'administration en reçoit les données dans les 24 heures. Ce qu'est une facture électronique et ce qu'elle remplace est expliqué en page d'accueil.

Cette page décrit ce qui change par rapport à une facture classique, les quatre temps de la facture électronique (créer, transmettre, suivre, conserver), les neuf pages consacrées aux règles de la facture et trois cas particuliers à régler avant la première émission.

Ce qui change par rapport à une facture classique

Une facture électronique garde le contenu d'une facture classique, mais elle change de forme, de canal et de contenu : elle est faite de données structurées, elle passe obligatoirement par une plateforme agréée et elle porte quatre informations nouvelles. Le tableau ci-dessous compare les cinq éléments qui distinguent une facture papier ou PDF d'une facture électronique.

Source : code général des impôts et ses annexes, version en vigueur au 28 octobre 2026.

Une entreprise tenue d'émettre qui envoie une facture hors plateforme agréée encourt une amende de 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par année civile (article 1737, III du CGI). Une première infraction, sans autre infraction au cours de l'année et des trois années précédentes, n'est pas sanctionnée si elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours d'une première demande (article 1737, V du CGI), et les sanctions de la facturation électronique détaillent les autres amendes.

Une facture faite de données structurées, pas d'un fichier à imprimer

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée, dont chaque information occupe un champ lisible par machine. Le numéro de la facture, le SIREN du client et la catégorie de l'opération deviennent ainsi des données que les plateformes agréées contrôlent et transmettent.

Quels formats la loi accepte-t-elle ? L'arrêté du 27 juillet 2026, qui réécrit l'article 41 septies C de l'annexe IV au CGI, en retient cinq : CII et UBL, chacun en profil EN16931 ou EXTENDED-CTC-FR, et un format mixte composé d'un fichier XML CII et d'un PDF/A-3 qui en donne la représentation lisible. L'arrêté n'emploie jamais le mot « Factur-X », nom de marché de ce format mixte. Les spécifications externes de la DGFiP fixent les versions de syntaxe : UBL 2.1 et CII D22B.

Un PDF simple ne suffit pas : « un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif » (FAQ « Je découvre la facturation électronique »). La DGFiP indique, dans son guide pratique de démarrage publié en juillet 2026, qu'un émetteur tenu d'émettre qui envoie un PDF « ne satisfait pas à l'obligation spécifique de transmission électronique ». Un PDF devient conforme seulement lorsque ses données sont portées dans l'un des formats légaux et transmises par une plateforme agréée, dont les rôles incluent la conversion de format (impots.gouv.fr). La question de la facture PDF et la facture électronique est traitée à part.

Quatre informations nouvelles à porter sur la facture

Quatre mentions s'ajoutent à celles qui existaient déjà : le numéro SIREN du client, l'adresse de livraison des biens si elle diffère de l'adresse du client, la catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) et, le cas échéant, la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits » (article 242 nonies A, I de l'annexe II au CGI, 1°, 7° bis, 8° bis et 11° bis).

Ces mentions alimentent les données que la plateforme agréée transmet à l'administration. L'article 41 septies D de l'annexe IV au CGI fixe cette liste : 26 données à transmettre à compter du 1er septembre 2026, puis 9 données supplémentaires à compter du 1er septembre 2027, soit 35 données au total.

Les nouvelles mentions s'appliquent aux factures émises à partir du 1er septembre 2026 par les grandes entreprises, les ETI et les membres d'un assujetti unique, et à partir du 1er septembre 2027 par les PME et microentreprises (décret n° 2022-1299, art. 3, réécrit par le décret n° 2024-266). Tous les assujettis établis en France reçoivent par une plateforme agréée depuis le 1er septembre 2026 ; aucun décret reportant l'échéance du 1er septembre 2027 n'a été publié au Journal officiel au 28 octobre 2026, et la loi permet un report par décret jusqu'au 1er décembre 2027 au plus tard (loi n° 2022-1157 du 16 août 2022, art. 26, III). Le calendrier de la facturation électronique donne la date de chaque catégorie.

Comment faire une facture électronique en quatre temps

Faire une facture électronique se fait en quatre temps : créer la facture dans un format structuré, la transmettre de plateforme agréée à plateforme agréée, suivre ce qu'elle devient chez le client, puis la garder sous sa forme électronique d'origine. Quel que soit l'outil qui prépare la facture, la plateforme agréée reste la seule voie légale : l'article 289 bis, I du CGI exige que les factures soient émises, transmises et reçues « en recourant à une plateforme agréée ». Le schéma ci-dessous montre le trajet d'une facture entre le fournisseur et son client.

1. Créer la facture dans un format structuré

Vous créez la facture soit dans une solution compatible (logiciel de facturation ou de comptabilité) raccordée à une plateforme agréée, soit directement avec votre plateforme agréée, dont l'émission fait partie des rôles (impots.gouv.fr). Dans les deux cas, la facture sort dans l'un des formats légaux.

Que vérifie la plateforme avant d'accepter la facture ? L'article 41 septies F de l'annexe IV au CGI lui impose quatre contrôles : la présence des données, l'existence et la validité des identifiants, la cohérence de la TVA et « l'unicité du numéro de la facture ». Un SIREN client erroné conduit au rejet. La clé d'unicité combine le numéro de facture (35 caractères au plus), l'année d'émission et le SIREN du vendeur (spécifications externes, annexe 7, règle G1.45). Les formats de facture électronique et leurs profils sont détaillés à part.

Le type de document est codé dans une liste fermée : 380 pour la facture, 381 pour l'avoir, 384 pour la facture rectificative et 386 pour la facture d'acompte, parmi les codes admis par l'annexe 7 (règle G1.01). Aucun délai particulier n'encadre le dépôt : la DGFiP parle d'un dépôt « au fil de l'eau » (impots.gouv.fr, « J'approfondis mes connaissances sur la réforme »).

2. Transmettre la facture de PA à PA

Une fois la facture déposée, votre plateforme agréée cherche dans l'annuaire central la plateforme de réception de votre client, puis lui transmet la facture : l'administration ne reçoit jamais la facture elle-même, seulement ses données. Cet annuaire central est mis à disposition par l'État (article 289 bis, III du CGI) et accepte quatre formes d'adresse : SIREN, SIREN_SIRET, SIREN_SIRET_CODEROUTAGE et SIREN_SUFFIXE (article 41 septies A bis de l'annexe IV au CGI). Le tableau ci-dessous présente les quatre acteurs de l'envoi.

Qui inscrit votre client dans l'annuaire ? Sa plateforme de réception écrit sa ligne, après un accord formel signé par le client (article 242 nonies E bis de l'annexe II au CGI, créé par le décret n° 2026-677, en vigueur depuis le 29 juillet 2026) ; aucune entreprise ne s'inscrit elle-même. La plateforme agréée reçoit un numéro d'immatriculation pour trois ans, renouvelable (article 290 B du CGI).

La plateforme transmet les données de la facture à l'administration « dans un délai de vingt-quatre heures à compter du dépôt » (article 242 nonies L de l'annexe II au CGI). Côté client, « la plateforme agréée du destinataire réalise la mise au format pour les besoins de son client » (article 41 septies C, 2° de l'annexe IV au CGI). Les ventes à des particuliers et à des clients établis hors de France relèvent de l'e-reporting des données de transaction (article 290 du CGI), à côté des données de paiement (article 290 A du CGI). Les données à transmettre en e-reporting et leur rythme sont détaillés sur la page dédiée.

3. Suivre la facture après son dépôt

Après le dépôt, la facture passe par des statuts : les plateformes agréées mettent à disposition quatre statuts obligatoires, dépôt, rejet, refus et encaissement (article 41 septies G de l'annexe IV au CGI). Les spécifications externes v3.2 leur attribuent les codes 200 Déposée, 213 Rejetée, 210 Refusée et 212 Encaissée, marqués « Obligatoire » parmi les 14 statuts de leur tableau (codes 200 à 213). Le même article répartit les rôles : les plateformes agréées posent le dépôt et le rejet, le client pose le refus, et l'émetteur pose l'encaissement pour les opérations dont la TVA est due à l'encaissement (article 290 A du CGI). Ce statut d'encaissement n'est pas requis lorsque le fournisseur a opté pour les débits ou que l'opération est autoliquidée (FAQ « Je découvre la facturation électronique »). Chaque statut obligatoire est transmis dans les 24 heures de son horodatage (spécifications externes v3.2).

Un rejet et un refus n'ont pas le même sens. La DGFiP indique, dans son guide pratique de démarrage, qu'un rejet signale un incident de contrôle ou de transmission à corriger avant un nouvel envoi, alors qu'un refus est « obligatoirement motivé » par le client et ne vaut pas pour « un simple litige commercial ». Après l'un ou l'autre, le fournisseur enregistre une annulation comptable par avoir interne (spécifications externes v3.2), et la nouvelle facture porte un nouveau numéro.

4. Garder la facture sous sa forme électronique d'origine

Une facture établie ou reçue sous forme électronique se conserve sous cette forme, pendant six ans pour l'administration fiscale (article L102 B, I du livre des procédures fiscales). Le même article impose une durée identique de six ans pour la documentation de la piste d'audit fiable (article L102 B, I bis du livre des procédures fiscales).

Le droit commercial fixe une durée plus longue : « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22 du code de commerce). L'émetteur, de son côté, doit conserver « un double de toutes les factures émises » (article 289, I-4 du CGI). La fiche F10029 d'entreprendre.service-public.gouv.fr fait courir les dix ans à compter de la clôture de l'exercice pour les pièces justificatives.

Les règles de la facture électronique, page par page

Chaque règle qui change le contenu ou la vie d'une facture électronique a sa page : les mentions et les statuts, puis les factures particulières (acompte, avoir, autofacturation), les mentions de TVA (débits, autoliquidation) et la conservation. Le tableau ci-dessous associe chacune des neuf pages à la question qu'elle traite et à son repère principal.

Cas particuliers avant votre première facture électronique

Trois situations reviennent avant la première facture électronique : un client sans plateforme, une entreprise qui n'est pas encore tenue d'émettre et un client public. Chacune a une réponse de l'administration, présentée ci-dessous.

Que faire si votre client n'a pas de plateforme de réception ?

À titre exceptionnel, la DGFiP admet que la facture soit alors transmise par e-mail ou par courrier : « À titre exceptionnel, la facture pourra alors être transmise par e-mail ou courrier » (FAQ « Tout savoir sur la facturation électronique »).

La situation ne devrait pas durer, puisque chaque assujetti établi en France doit recevoir par une plateforme agréée depuis le 1er septembre 2026. Les spécifications externes v3.2 prévoient en outre une tolérance de sanction pour une entité dotée d'un SIREN qui ne figure pas encore dans l'annuaire, et pour ses fournisseurs, lorsque le retard tient aux circuits de validation de l'administration ou à un problème technique. Les obligations de votre client pour recevoir des factures électroniques sont détaillées à part.

Avant votre date d'émission, pouvez-vous continuer à envoyer des PDF ?

Oui : avant sa propre date d'émission, une entreprise peut envoyer tout ou partie de ses factures « sous le format qu'elle souhaite » (FAQ « Je découvre la facturation électronique »).

La DGFiP indique, dans son guide pratique de démarrage, que la réforme ne donne pas à un client le pouvoir d'imposer une émission électronique à une entreprise dont l'échéance est fixée au 1er septembre 2027, et que ce client ne doit pas refuser de payer une facture au seul motif qu'elle n'est pas électronique. Émettre plus tôt par une plateforme agréée reste possible, y compris de façon progressive ; en cas d'échec, un retour temporaire aux modalités habituelles de facturation reste possible selon le même guide.

Facturer un acheteur public

Les factures adressées à l'État, aux collectivités et aux établissements publics continuent d'aboutir sur la solution que le code de la commande publique nomme « portail public de facturation » (article L. 2192-5), opérée par l'AIFE sous le nom de Chorus Pro. Depuis le 1er septembre 2026, le fournisseur choisit entre deux voies : laisser sa plateforme agréée transmettre la facture à Chorus Pro, ou déposer directement par saisie, dépôt de fichier, EDI ou API (spécifications Chorus Pro v1.1). Les deux voies supposent un compte Chorus Pro et une structure de type SIRET. Le fonctionnement de Chorus Pro et la facturation au secteur public est expliqué sur sa page.